Comment récupérer les archives auprès de l'ancien syndic ?

C’est maintenant le moment qu’on reprenne toute votre ancienne comptabilité pour commencer sur de nouvelles bases. 😊
Pour cela, nous avons besoin de vous pour récupérer les archives auprès de votre ancien syndic.
Ces documents appartiennent à la copropriété et sont essentiels à sa gestion.

Pour votre information : la loi impose au syndic sortant de transmettre les archives dans les délais suivants :

• AG + 15 jours :  la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque

• AG + 1 mois : l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble, dans un format téléchargeable et imprimable 

• AG + 2 mois : l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture

(Article 18-2 loi du 18 juillet 1965)

Matera vous accompagne en vous proposant d’envoyer le procès-verbal, stipulant le changement de mode de gestion et de syndic directement, depuis la plate-forme dès la fin de l’assemblée générale : “Assemblées et clôtures >> Assemblées >> Envoyer le procès-verbal”.

Un modèle de lettre à envoyer est également disponible sur notre plate-forme dans l'espace Documents > Modèles de documents et peut être envoyé en parallèle de l'assemblée générale depuis notre plate-forme via Communication > Emails et courriers > Envoyer un courrier.  

💡 Nous profitons de ce courrier pour leur demander le transfert de la trésorerie restante (ce qui reste sur l’ancien compte bancaire). Cette mention est déjà inscrite dans le courrier type que nous avons rédigé. Pour plus d'information sur la trésorerie à récupérer, cela se passe ici !

Si aucune archive n’a été transmise trois semaines après la nomination du nouveau syndic en assemblée générale, il faudra envoyer une lettre de mise en demeure au syndic sortant.

Nous avons rédigé une lettre de mise en demeure à envoyer en recommandé avec accusé de réception au syndic sortant.

Enfin, si la lettre de mise en demeure reste infructueuse des solutions existent ! Nos juristes seront là pour vous accompagner n’hésitez pas à les solliciter.
 

Astuce💡

• Un modèle de mise en demeure est disponible directement depuis la plate-forme.

• Vous pouvez l’envoyer en recommander depuis la plateforme via  Emails et courriers > Envoyer un courrier (en haut à droite).

Ces documents appartiennent à la copropriété, il est important de les stocker car ils ont une fonction juridique, administrative et de témoignage.
Ils sont également essentiels à la reprise comptable. Il vous faudra donc télécharger en priorité sur la plate-forme les documents suivants :

• Le règlement de copropriété,

• Le grand livre de l’année en cours,

• La liste des clés de répartition,

• La balance de l'année en cours,

• Le relevé général des dépenses de l'année en cours,

• Les annexes comptables (jointes à la convocation de la dernière assemblée générale),

• Les derniers procès-verbaux des assemblées générales,

• Le dernier relevé des compteurs (dans le cas ou la copropriété est munie de compteurs d'eau divisionnaires).

La liste complète des documents obligatoires et utiles en fonction de la situation de votre copropriété est accessible directement depuis votre compte (et en PJ!).

Une fois l'ensemble de ces documents récupérés et scannés il ne vous reste plus qu'à vous rendre sur votre tableau de bord Matera

Cliquez ensuite sur "Récupérer et ajouter vos archives"

Puis renseigner vos archives dans les emplacements dédiés à chaque document.

Enregistrez les archives. Votre interlocuteur Matera sera alors automatiquement prévenu que vous avez renseigné des documents sur votre espace et pourra commencer la reprise de votre comptabilité !

Vous pourrez retrouver l'ensemble de ces documents dans l'onglet Documents de votre espace Matera, dossier Mes archives.

Pour en savoir + sur les documents à récupérer de votre ancien syndic, rendez-vous sur cet article.

💌 Et si vous avez des questions, écrivez-nous en cliquant sur le bouton « Une question ? » en bas à droite de votre compte Matera !