Quels documents récupérer auprès de l'ancien syndic ?
Vous avez fixé un rendez vous avec votre syndic ? 🗓️
Pensez-bien à vous munir de la liste des documents utiles (disponible ici et reçue par e-mail). Le document listant les clés de répartition utilisées est généralement oublié par les syndics sortants n’hésitez donc pas à leur rappeler. 😉
Les documents essentiels à la reprise de votre comptabilité 🗂️
Afin que votre comptable puisse paramétrer votre espace Matera il aura besoin de certains documents comptables essentiels :
La liste complète des lots et clés de répartitions de la copropriété
Le Grand Livre
Le relevé général des dépenses
Les Annexes comptables
Les relevés de compteurs si la copropriété en dispose.
Les derniers PV d'AG
À vérifier lors du rendez-vous !
Il faut tout d’abord vérifier qu’il ne manque pas de document. Certains syndics font souvent signer un bordereau de remise de documents. Ne le signez que si vous avez pu vérifier l'intégralité des documents qu'il vous a remis !
Le second point est de vérifier que le syndic sortant a bien régularisé les comptes. C'est-à-dire que le solde de l'exercice précédent a bien été ventilé sur le solde des copropriétaires.
Pour cela, il faut tout d'abord que les comptes de l'exercice passé soient approuvés. Rien de plus simple, c'est écrit dans le Procès Verbal de la dernière assemblée générale !
S'ils n'ont pas été approuvés, récupérez l'ensemble des documents et nous nous occuperons du reste. 😇
En revanche, si les comptes ont été approuvés, votre ancien syndic doit faire la régularisation.
Pour être sûr que la régularisation a été faite, il faut analyser le Grand Livre et plus précisément le compte 701 - "Provisions pour charges courantes". C'est généralement un des derniers, ils sont dans l'ordre.
Si le compte 701 - Provisions pour charges courantes a au moins une ligne "Solde antérieur", "Report à nouveau” avec un solde différent de zéro, il faut alors demander à votre ancien syndic de procéder à la régularisation.
Ci-dessous, le cas d'une comptabilité n’ayant pas fait l'objet d'une régularisation
Bon à savoir :
Une comptabilité non régularisée n'empêche pas d'effectuer la reprise de votre comptabilité sur Matera, il sera cependant nécessaire de reprendre un ou plusieurs exercices antérieurs pour que celle-ci soit complète. Pensez dès lors à récupérer les documents comptables des années précédentes.
S'il n'y a pas de ligne, ou si le solde antérieur est à 0 €, cela signifie que la régularisation a bien été faite comme ci-dessous :
➡️ Sans cette régularisation et l'ensemble des documents utiles en votre possession ne signez pas le bordereau récapitulatif des pièces transmises.
Attention ⚠️ Certains syndics font faire des remises de documents par huissiers. Cette obligation de transmission des archives est pourtant bien gratuite pour le nouveau syndic et elle doit s’effectuer aux frais du syndic sortant. Vous n'avez rien à payer.
Pour en savoir plus sur les démarches à suivre pour récupérer vos archives rendez-vous ici :
https://aide-copro.matera.eu/fr/articles/4054530
💌 Et si vous avez des questions, écrivez-nous en cliquant sur le bouton « Une question ? » en bas à droite de votre compte Matera !