FAQ - Préparer son AG sur Matera

• Qui doit organiser l’AG et à quelle fréquence minimale doit‑elle avoir lieu ?

L’AG est organisée par le syndic bénévole ou le Président du conseil syndical. Les AG annuelles d’approbation des comptes, ou AG dites « ordinaires », doivent être organisées dans les six mois qui suivent la fin du dernier exercice écoulé. 

Par exemple, pour un exercice calé sur les années calendaires, l’AG annuelle d’approbation des comptes doit avoir lieu avant le 30 juin. 

• Qu’est-ce qu’une AG extraordinaire ?

Une AG extraordinaire vous permet de voter des résolutions qui n’ont pas pu faire l’objet d’un vote lors de la dernière AG ordinaire, ou qui ne peuvent attendre la prochaine AG ordinaire. Elle permet souvent de voter pour la réalisation de travaux, pour une mise à jour du règlement de copropriété ou de l’état descriptif de division, ou elle peut par exemple permettre à un copropriétaire d’obtenir une autorisation pour faire des travaux. 

• Qu’est-ce qu’une AG urgente ?

Une AG urgente ne peut être organisée que pour voter des travaux nécessaires à la survie de l’immeuble et/ou à la sécurité de ses habitants. 

• Qui doit être convoqué à l’AG ?

Tous les copropriétaires doivent être convoqués à l’AG. 

Les indivisions et SCI doivent désigner un mandataire, qui sera l’interlocuteur privilégié du syndic, et qui recevra les convocations aux AG.

• Quels points sont indispensables à l’ordre du jour d’une AG ordinaire ?

Les résolutions indispensables sont les suivantes :

• L’approbation des comptes de l’exercice passé,

• L’approbation du budget prévisionnel de l’exercice à venir,

• Le quitus à donner au syndic,

• Le renouvellement des mandats des membres du conseil syndical et/ou du syndic bénévole.

• Qui peut demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour et jusqu’à quand ?

Tous les copropriétaires peuvent demander à ce qu’un point soit rajouté à l’ordre du jour, tant que la demande est formulée avant que les convocations aient été envoyées. 

Les locataires ne peuvent pas demander à inscrire une résolution à l'ordre du jour.

• Faut‑il joindre des devis aux résolutions de travaux et combien idéalement ?

Afin de respecter le principe de mise en concurrence, il est nécessaire de présenter au moins deux devis par vote de travaux. 

• Quelles règles de majorité s’appliquent aux principales décisions (art. 24, 25, 26) ?

L’approbation des comptes, l’approbation du budget prévisionnel, et le vote de travaux de conservation sont votés selon la majorité simple de l’article 24.

L’élection des membres du conseil syndical, du syndic bénévole, l’approvisionnement du fonds ALUR, et les travaux d’amélioration sont votés à la majorité de l’article 25.

En fonction des modifications apportées, l'approbation des modifications de l'état descriptif de division et du règlement de copropriété peuvent être votées à la double majorité de l'article 26 ou à l'unanimité de l'article 26.

• Quels sont les délais légaux pour envoyer la convocation d’AG ?

Pour les AG ordinaires et extraordinaires, il est impératif de respecter un délai légal de 21 jours entre l’envoi des convocations et la tenue de l’AG. Nous vous recommandons de prévoir 25 jours, dans le cas où des modifications seraient à apporter à la convocation. 

Pour les AG urgentes, il n’y a pas de délai légal expressément défini, mais la loi impose que le délai doit être suffisant pour que les copropriétaires puissent prendre connaissance de l’ordre du jour avant la tenue de l’AG, nous recommandons donc de prévoir un délai de 8 jours. 

• Que doit contenir une convocation conforme (forme, pièces jointes, modalités de vote) ?

Pour être conforme, une convocation doit faire apparaître la date, l’heure et le lieu de tenue de l’AG. Elle doit contenir l’ordre du jour, comprenant les résolutions et leurs majorités requises. À la convocation doivent également être annexés les formulaires de vote par correspondance et de délégation de pouvoir. 

Si des travaux doivent être votés, alors les devis doivent être annexés à la convocation. 

Dans le cas où l’approbation des comptes est à l’ordre du jour, il doit figurer en pièces jointes de la convocation les annexes comptables et le relevé général des dépenses. 

• Peut‑on voter par correspondance ou à distance et dans quels cas cela est‑il admis ?

Chaque copropriétaire ne pouvant pas se rendre à l’AG a la possibilité de voter par correspondance. Ils peuvent voter grâce au formulaire joint à la convocation, mais ils peuvent également voter en ligne depuis Matera. 

Pour ce faire, il convient d’ouvrir le vote en ligne depuis l’étape 4 de l’AG :

Les copropriétaires peuvent, dès lors que le vote en ligne est ouvert, voter depuis leur tableau de bord. 

Pour les copropriétaires disposant d’un accès élargi ou admin, ils doivent d’abord cliquer sur leur nom en bas à droite de l’écran puis sur « Voir l’accès simple » avant de pouvoir voter depuis leur tableau de bord. 

• Comment ajouter ou modifier une résolution à l’ordre du jour avant l’envoi des convocations ?

Tant que les convocations n’ont pas été envoyées, vous pouvez toujours modifier les résolutions à l’ordre du jour. 

Pour ce faire, il vous suffit, dans l’étape 1 de l’AG, de cliquer sur « Définir l’ordre du jour » puis « Modifier votre ordre du jour » :

• Comment recueillir des pouvoirs/procurations valides et y a‑t‑il des limites par mandataire ?

Les formulaires de délégation de pouvoir doivent être signés et transmis au syndic bénévole ou Président du conseil syndical avant la tenue de l’AG.

Le syndic/Président du conseil syndical ne peut recevoir aucun pouvoir. 

Un mandataire peut avoir jusqu’à trois délégations de pouvoir, sauf si cela dépasse 10% des voix du SDC (10% du total de la clé de charges générales). 

• Sur Matera, comment créer l’ordre du jour et y joindre des documents ?

Sur Matera, vous avez deux possibilités : utiliser des résolutions prédéfinies, ou créer des résolutions personnalisées. 

Les résolutions personnalisées sont sans impact, tandis que les résolutions prédéfinies ont un impact sur la plateforme une fois votées. Par exemple, la résolution « Vote de travaux » entraîne la création d’un budget travaux et d’appels de fonds pour le financer. 

Vous pouvez joindre des documents en cliquant sur « Ajouter des documents », dans la première étape de l’AG :

• Sur Matera, comment paramétrer les règles de majorités ?

Lorsque vous utilisez des résolutions prédéfinies, les règles de majorité sont automatiquement paramétrées. 

Si vous créez une résolution personnalisée, alors vous pourrez définir la majorité requise depuis la liste déroulante, dans l’édition de la résolution :

• Sur Matera, comment gérer les convocations ?

Dès lors que vous avez terminé de rédiger l’ordre du jour et les tâches afférentes à l’AG, vous pouvez valider la convocation.
L’étape 2, de relecture de la convocation, vous permet de demander à nos juristes une relecture gratuite de la convocation, ils s’engagent à vous faire un retour sous 24h. Cette relecture est vivement recommandée, car elle vous permet de corriger les erreurs et éviter les contestations. 

Lorsque vous validez les convocations, vous arrivez à l’étape 3 de l’AG : l’envoi des convocations. Les modes d’envois par défaut sont les avis électroniques et les courriers recommandés. S’ils vous ont donné leur accord, vous pouvez la faire parvenir aux copropriétaires par mail ou en main propre. 

• Puis-je tenir mon AG à 100% en visioconférence ?

Depuis la fin de l’état d’urgence sanitaire, il n’est pas possible de tenir l’AG à 100% en visioconférence. Il doit y avoir un lieu de tenue de l’AG, à laquelle au moins une personne doit être présente, et en capacité d’accueillir les copropriétaires. 

• Comment se déroule l’ouverture de séance et le lancement de la visioconférence ?

Le jour de l’AG, vous devrez cliquer sur « Démarrer l’assemblée générale » depuis l’étape 4 sur la plateforme. Vous atterrirez sur la page sur laquelle renseigner les présences, et sur laquelle vous pourrez lancer la visioconférence. 

Dès lors que vous lancerez la visioconférence, les copropriétaires pourront la rejoindre depuis leur espace Matera : une fenêtre pop-up apparaîtra leur demandant s’ils souhaitent rejoindre la réunion. Attention, il n’y a pas de lien de créé en amont de l’AG.

• Le président de séance doit‑il être copropriétaire et comment l’élire correctement ?

Le président de séance doit en effet être copropriétaire, en revanche le syndic bénévole/président du conseil syndical ne peut pas être élu président de séance. 

Le président de séance est élu à la majorité simple de l’article 24.

• Qui peut être scrutateur et quel est exactement leur rôle pendant les votes ?

Tous les copropriétaires peuvent être scrutateur. Le rôle du scrutateur est de contrôler la régularité des votes et du dépouillement, vérifier les pouvoirs, compter les voix et annoncer les résultats. 

• Comment documenter les échanges et amendements apportés en séance dans le PV ?

Grâce aux résolutions prédéfinies, vous n’avez rien à rédiger puisqu’elles sont automatiquement rédigées. 

Les résultats des votes sont également automatiquement précisés dans le PV, puisque ce dernier est un document généré automatiquement. 

Vous pouvez en revanche rajouter des mentions avant ou après le texte des résolutions, ce qui peut vous permettre d’apporter des précisions sur l’enjeu du vote. 

• Comment gérer la présence d’observateurs, prestataires ou candidats fournisseurs à l’AG ?

Il est possible d’inviter des personne externes à la copropriété en AG. Par exemple, certains prestataires peuvent en effet intervenir pour présenter leur devis. Pour ce faire, il convient d’obtenir l’accord des copropriétaires. 

Les copropriétaires vendeurs peuvent aussi déléguer leur pouvoir aux acquéreurs, bien que la vente n’ait pas encore été actée. 

Étant donné qu’aucun lien n’est créé pour la visioconférence en amont de l’AG, il faudra attendre que vous la lanciez pour pouvoir l’envoyer aux invités. 

• Comment gérer l’élection des membres du conseil syndical en séance ?

Lorsque vous élisez les membres du conseil syndical, il vous est demandé, lorsque vous générez le PV, de désigner le président du conseil syndical.
Il est donc nécessaire de toujours réélire le président du conseil syndical au conseil syndical afin de pouvoir le désigner en fin de séance, même si son mandat est toujours en cours.

• Comment faire signer la feuille de présence ?

La feuille de présence ne peut pas être signée électroniquement, ainsi chaque copropriétaire doit la signer manuscritement. 

Pour les votants par correspondance ou pour les présents en visioconférence, le président de séance pourra « signer » d’une croix pour eux, et indiquer soit la mention « par correspondance » soit « visioconférence ».

• Ma copropriété/mon ASL n'est pas concernée par l'obligation de mise en place du fonds ALUR. Comment le notifier dans le PV ?

Attention à ne pas supprimer la résolution de l'ordre du jour, car cela ne permet pas la suppression de la cotisation au fonds ALUR du budget.

Si vous n'êtes pas concernés par la mise en place du fonds ALUR, alors il faudra laisser la résolution, et vous pourrez voter contre pendant l'AG pour qu'il ne soit pas alimenté.

• Que doit contenir le procès‑verbal (PV) et qui doit le rédiger et le signer ?

Le PV doit contenir les résolutions présentées à l’ordre du jour dans la convocation, ainsi que le résultat des votes. 

En annexe du PV doit figurer la feuille de présence. 

• Quels sont les délais et modalités de signature du PV après l’AG ?

Les membres du bureau de l’AG (président, secrétaire et scrutateur) disposent de huit jours pour signer le PV.

• Quels sont les délais pour envoyer le PV ?

Le PV doit être envoyé aux copropriétaires dans un délai d’un mois. 

• Comment notifier les décisions aux opposants et défaillants et par quel moyen ?

Le PV doit être envoyé en recommandé aux copropriétaires absents ou ayant voté contre certaines résolutions. 

• Quels sont les délais de contestation d’une décision d’AG et à partir de quand courent‑ils ?

Le délai de contestation d’une décision d’AG est de deux mois, et il débute à partir de la réception du PV.

• Quels recours ou contestations sont possibles après l’AG et dans quels délais ?

Toujours dans un délai de deux mois après réception du PV, les copropriétaires qui souhaitent contester une décision d’AG doivent le faire auprès du tribunal. 

• Quels délais s’appliquent pour exécuter les décisions votées (travaux, contrats, assurances) ?

Après l’AG, les décisions votées à la majorité simple (art. 24) peuvent en principe être exécutées immédiatement, même si l’on attend souvent la notification du PV pour sécuriser. Pour les travaux votés aux articles 25 ou 26, l’exécution est suspendue jusqu’à l’expiration du délai de contestation de deux mois, lequel démarre à la notification du PV que le syndic doit envoyer dans le mois suivant l’AG, sauf urgence dûment caractérisée.⁠

Les contrats courants approuvés à l’article 24 peuvent prendre effet sans attendre, en veillant à respecter les échéances de résiliation/prise d’effet. La désignation ou le renouvellement du syndic prend effet au plus tôt un jour franc après l’AG, sauf date différente fixée par la résolution et mentionnée au PV.⁠

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• Sur Matera, comment générer le PV, le faire signer et diffuser les décisions à l’ensemble des copropriétaires ?

Une fois que toutes les résolutions ont été votées, un bouton « Finir l’AG et générer le procès-verbal » apparaît à l’écran. Vous pouvez cliquer dessus afin de créer le PV.

Si vous souhaitez opter pour une signature électronique, alors il vous suffit de choisir cette option, puis les signataires recevront un mail afin de relire et signer le PV. 

Si vous préférez signer le PV manuscritement, alors vous devrez l’imprimer puis le signer, le scanner dans son entièreté et l’importer après avoir choisir l’option « Signer manuellement » .

• Que se passe-t-il quand un des membres du bureau ne veut pas signer le PV ?

L’absence de signature d’un des membres du bureau n’invalide pas, selon la jurisprudence, les décisions prises pendant l’AG.

Ainsi, si l’un des signataires refuse de signer pour des raisons illégitimes, il faudra vous rapprocher de Matera afin que l’on vous valide le PV sans la signature. 

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