Action en référé pour récupérer les archives de la copropriété : guide pratique

⚖️ Vous venez de voter pour un nouveau syndic dans votre copropriété, et vous souhaitez récupérer les archives et documents de l’ancien syndic pour reprendre l’organisation.

Or, l'ancien syndic refuse de vous remettre les archives !

Dans ce cas, vous devez demander au juge de condamner l'ancien syndic à vous rendre les archives : cette action s'appelle l'action en référé.

A partir de l’AG élisant le nouveau syndic, le calendrier est le suivant :  

• Pour récupérer les documents et archives 

J1 : Matera envoie le PV d'AG à l’ancien syndic, et lui demande de remettre les archives dans le délai d'un mois.

J2 - J15 : L'ancien syndic doit remettre la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque.

J30 : L'ancien syndic doit remettre l'ensemble des documents et archives du syndicat, sous version dématérialisée, ou à défaut, dans un format téléchargeable et imprimable. Les principales archives sont les suivantes : 

• Le Grand Livre de la copropriété

• Le relevé général des dépenses

• Les annexes comptables de la convocation d’AG

• En cas de compteurs d'eau : les relevés

J30 : si le syndic n'a toujours pas donné signe de vie, Matera envoie un courrier de mise en demeure de remettre les documents de la copropriété sous 8 jours, par LRAR.

J38 : si vous n’avez toujours pas reçu les documents, Matera vous encourage de contacter un avocat pour que l'avocat envoie un courrier de mise en demeure de remettre les archives. Matera travaille avec des avocats partenaires, dont l'envoi du courrier coûte 80€ à la copropriété.

J45 : si l'ancien syndic ne donne aucune nouvelle, alors le syndicat des copropriétaires peut engager une action en référé auprès du Tribunal judiciaire du lieu de l'ancien syndic.

L’avocat n’est pas obligatoire. Vous pouvez :

• Effectuer l’action au nom du syndicat des copropriétaires (toute la copropriété)

• Faire appel à un avocat ; Matera vous dirige vers des avocats partenaires. Si tel est votre choix, écrivez-nous en cliquant sur le bouton bleu en bas à droite de votre compte Matera ! 

Concrètement, voici les étapes à respecter pour introduire une action en référé de remise des archives, auprès du Tribunal judiciaire. 

Le conseil syndical ou le syndic doit rédiger une demande (autrement appelée "assignation" en référé) en 3 exemplaires.

Si vous souhaitez un modèle d’assignation, écrivez-nous en cliquant sur le bouton bleu en bas à droite de votre compte Matera ! 

Attention : n'oubliez pas de joindre les pièces justificatives citées dans l'assignation.  

Vous devez vous renseigner auprès du Tribunal judiciaire compétent pour connaître les dates d’audience disponibles.

Quel est le Tribunal compétent ? Il s’agit du Tribunal judiciaire du lieu ou est situé l'ancien syndic.

Comment le contacter ?

• en vous rendant sur place : au greffe des affaires civiles du Tribunal judiciaire ;

• Vous pouvez également appeler le greffe pour obtenir une date et une heure d’audience.

Le greffe vous donne une date et une heure d’audience (en général le mois suivant la demande, entre 9.00 et 18.00).

Vous devez écrire sur l'assignation la date et l'heure de l'audience, sur la page 2 : “A COMPARAÎTRE LE : le (date) à (heure)”.

Vous devez contacter un huissier de justice, afin qu'il délivre l’assignation à l’ancien syndic. Seul l’huissier est compétent pour communiquer officiellement l’assignation.

Pour trouver un huissier situé dans le ressort géographique de l’ancien syndic, je vous conseille de regarder cet annuaire.

L'huissier écrit la date d'assignation, sur la page 1 de l'assignation "L'an deux mille vingt et le _ _ _ _ _ _ _ _". 

Une fois l’acte signifié à l'ancien syndic, l’huissier vous retourne ce qu’on appelait autrefois le « second original », et maintenant « l’expédition » (ou retourne ce document à l’avocat si vous avez mandaté un avocat dans la procédure).

Il est important de conserver le second original, car une copie de ce document est à joindre au dossier de plaidoirie, que vous remettrez au juge lors de l’audience en référé.

Le placement de l’assignation consiste à remettre au Tribunal judiciaire l’assignation (plus exactement une copie du second original) qui a été délivrée à l'ancien syndic.

Le Tribunal fixe définitivement la date d’audience.

L’ancien syndic peut se défendre. Dans ce cas, il doit vous communiquer des conclusions en défense avant la date de l’audience.

Vous devez préparer un dossier de plaidoirie comprenant les pièces suivantes (des photocopies) :

• l’assignation en référé

• le second original (une copie)

• les pièces du dossier : le PV d’AG nommant le nouveau syndic, le lettre simple de demande de transmission des archives, la lettre de mise en demeure restée infructueuse etc.

Vous vous rendez à l’audience de référé qui a été convenue avec le greffe du Tribunal judiciaire.

A l’issue de la plaidoirie, vous donnez votre dossier de plaidoirie au Juge qui en échange vous communique la date à laquelle vous aurez la décision (en général 1 mois après la date d’audience).

Que se passe-t-il si l’ancien syndic ne se présente pas à l’audience ? Lorsque le défendeur ne comparaît pas à l’audience alors qu’il en a été correctement informé, le Juge a deux possibilités :

• soit le défendeur n’a aucune excuse valable : dans ce cas, le Juge tranche le litige quand même, sur les seuls arguments de la partie présente. Le jugement rendu est « réputé contradictoire » ;

• soit le défendeur a une excuse valable : le Juge renvoie le jugement à une date ultérieure.

Dans sa décision, le Président du Tribunal judiciaire ordonne à l'ancien syndic la remise des pièces au syndicat des copropriétaires/au nouveau syndic qui le représente.

Vous obtenez également des dommages et intérêts couvrant les frais d’instance.

• Soit l’ancien syndic obéit spontanément à l’ordonnance du Juge.

• Soit l’ancien syndic refuse d’obéit : dans ce cas, vous devrez solliciter un huissier de justice pour faire exécuter la décision du Juge, par tous les moyens légaux nécessaires.

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