Comment souscrire et rompre les contrats d’entretien/d’assurance de ma copropriété ?

⚖️  Les contrats conclus pour la copropriété sont des contrats qui engagent la copropriété pour une période déterminée. C’est au syndic, chargé d’administrer l’immeuble, qu’il revient de gérer les contrats souscrits pour le compte du syndicat.

Le syndic conclut deux types de contrats :

• Des contrats d’entretien, par exemples : nettoyage des locaux, maintenance de la chaudière, de la VMC, des extincteurs, du portail automatique de garage etc. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre fiche pratique : Quels sont les contrats d’entretien obligatoires dans ma copropriété ?

• Des contrats d’assurance, par exemples : un contrat multirisques immeuble, l’assurance responsabilité civile du syndic, et les contrats de protection juridique.

Le plus souvent, ces contrats sont dits à tacite reconduction, c’est à dire qu’ils sont renouvelés automatiquement à l'issue de leur date échéance, faute de résiliation du contrat de la part de l'une des parties.

Les contrats simples d’entretien

Le syndic est habilité à conclure tous les actes utiles à une bonne gestion des parties communes de l'immeuble, sans autorisation préalable de l’assemblée générale. Le syndic peut souscrire librement tous les contrats simples d’entretien. Il s’agit des contrats nécessaires pour le fonctionnement des éléments d'équipement communs de l’immeuble.  

Par exemples :

• un contrat d’achat de combustible pour le chauffage collectif

• un contrat d’entretien des espaces verts de la copropriété

Pour plus d’exemples sur les contrats d’entretien obligatoires dans la copropriété, veuillez vous reporter à notre fiche pratique sur le sujet.

💡 Le syndic doit obligatoirement consulter le conseil syndical avant signature du contrat dès lors que le montant du contrat excède le seuil de consultation déterminé par l’AG.

Les contrats d’assistance totale

Dans certains cas, le syndic doit obtenir l’autorisation de l'assemblée générale pour souscrire un contrat, à la majorité simple de l’article 24. Il s’agit des contrats d'assistance totale qui engendrent un amortissement compte tenu de la dépense.

Par exemples :

• un contrat d'abonnement de 5 ans souscrit par le syndic pour l'entretien et le fonctionnement de la robinetterie et des chasses d'eau, génératrices d'une dépense excessive d'eau, mais ne mettant pourtant pas en jeu la sauvegarde de l'immeuble. Ce contrat excédait le budget ordinaire du syndicat, et son exécution implique d'accéder dans les parties privatives des lots ;

• un contrat d'abonnement à un service de télésurveillance.

Pour souscrire un nouveau contrat d'assurance, le syndic doit demander l'autorisation en AG, à la majorité de l'article 24. 

Les contrats d’assurance pour l’administration courante de la copropriété

• L’assurance responsabilité civile du syndicat des copropriétaires : dans le cadre de l’administration courante de la copropriété (c’est-à-dire hors travaux de bâtiment), le syndicat des copropriétaires est obligé de souscrire à une assurance en responsabilité civile, pour s’assurer contre les risques dont il doit répondre, comme par exemple : le défaut d’entretien des parties communes.
  Selon l’article 18 de la loi de 1965, la décision de souscrire à une assurance de responsabilité civile doit être votée à la majorité simple de l’article 24. En cas de refus de l'assemblée générale, l'assurance peut être contractée par le syndic pour le compte du syndicat des copropriétaires.
   

• L’assurance multirisque immeuble : cette assurance n'est pas obligatoire (sauf dans le cas d’une clause du règlement de copropriété qui l’imposerait expressément) mais vivement recommandée. Tous les immeubles souscrivent aujourd'hui à une assurance multirisque immeuble.
   

Préalablement à toute souscription d’une assurance multirisque, le syndic doit faire établir des devis auprès des compagnies d’assurances ou des courtiers. Les propositions faites par les compagnies d’assurance tiennent compte des caractéristiques particulières de chaque copropriété, et de leur sinistralité.

Toute nouvelle police d’assurance souscrite pour le compte du syndicat, y compris pour les polices obligatoires, relève d’un vote en AG. Le contrat doit être annexé à la convocation. Suite à cette décision, le syndic souscrit l’assurance choisie, à la majorité de l’article 24.

Les contrats d’assurance pour les travaux de la copropriété

L’assurance dommage-ouvrage : cette assurance a pour but de protéger l’immeuble pendant le chantier, et après la réception des travaux. C’est la copropriété, en qualité de maître d’ouvrage, qui doit la souscrire, dès qu’elle souhaite effectuer des travaux “de bâtiment” dans les parties communes. Il s’agit des travaux de rénovation, d’extension, d’agrandissement et de surélévation.
 

En ce qui concerne la procédure : le syndic informe les copropriétaires, lors de l'AG devant statuer sur les travaux dans les parties communes, du caractère obligatoire de l’assurance dommage-ouvrage. Le syndic présente une police d’assurance (souvent conseillée par le constructeur) à l’AG. Ensuite, le syndic fait voter l’assurance à la majorité de l'article 24.

Il existe 2 moyens pour résilier un contrat. Cela dépend de la date à laquelle le SDC (le syndic actuel ou l'ancien syndic) a conclu le contrat.

🔷 Option n°1 : vous souhaitez résilier votre contrat avant sa 1ère année d'anniversaire

Dans ce cas, pour résilier le contrat, vous devez envoyer un courrier de résiliation par AR à la société en respectant le délai de préavis inscrit dans le contrat. Le plus souvent, il s’agit d’une période de 1 à 3 mois, avant la date d’échéance du contrat jusqu’à laquelle vous pouvez demander la résiliation du contrat.

Si vous êtes hors du délai de préavis, et que vous souhaitez quand même résilier le contrat, alors vous devez trouver un motif légitime de résiliation. Pour cela, il faut se reporter aux CGV du contrat qui prévoit qu'on peut mettre fin au contrat en cas d'inexécution du contrat.

Important : il faut envoyer les courriers de résiliation par LRAR, afin de garder une preuve de l'envoi. Vous pouvez le faire directement depuis Matera, pour en garder une trace.

Exemple :

Le contrat d'entretien de votre immeuble indique une date d’échéance au 01/11 avec un préavis de résiliation de 2 mois >>> Vous avez jusqu’au 01/09 pour demander la résiliation de votre contrat. Passé cette date sans lettre de résiliation de votre part, votre contrat sera automatiquement reconduit à compter du 01/11.

🔷 Option n°2 : vous souhaitez résilier votre contrat après sa 1ère année d'anniversaire

Votre contrat est soumis à la loi Hamon/Chatel. Cette loi impose au professionnel de vous avertir de la possibilité de résilier le contrat au plus tôt 3 mois avant la date limite de résiliation, et vous transmettre l’avis d’échéance au plus tard 1 mois avant cette date limite (article L. 215-1 du Code de la consommation).

Les professionnels ne respectent jamais cette obligation. Du coup, dès que votre contrat atteint son 1er anniversaire, il peut être résilié à tout moment, et le prestataire doit couper le service dans un délai de 10 jours à partir de la réception de la demande.

Il existe 3 moyens pour résilier un contrat. Cela dépend de la date à laquelle le SDC (le syndic actuel ou l'ancien syndic) a conclu le contrat.

🔷 Option n°1 : Vous souhaitez résilier votre contrat avant sa 1ère année d'anniversaire

Dans ce cas, pour résilier le contrat, vous devez envoyer un courrier de résiliation par AR à l'assurance, en respectant le délai de préavis inscrit dans le contrat. Le plus souvent, il s’agit d’une période de 1 à 3 mois, avant la date d’échéance du contrat jusqu’à laquelle vous pouvez demander la résiliation du contrat.

🔷 Option n°2 : Vous résiliez le contrat d'assurance suite à l'augmentation du prix des primes d'assurance.

Chaque année le courtier envoie au SDC l'appel de cotisation. C'est la facture pour l'année à venir. 
L' augmentation du prix d'un contrat d'assurance d'année en année est cadré juridiquement. Cela signifie que le prix doit suivre l'évolution d'un indice, l'indice FFB (indice de la Fédération Française du Bâtiment). Les assureurs peuvent choisir de déroger à la variation pour gagner plus d'année en année, mais en ce faisant, ils offrent un droit de résiliation à l'assuré pour "augmentation exagérée" de la prime, sous 30 jours à compter de la réception de l'appel de cotisation.

A noter : l'indice FFB fluctuant très légèrement chaque année (variation de l'ordre de 0,2%), les assureurs dépassent très souvent l'évolution de l'indice lorsqu'ils émettent des nouveaux appels de cotisations, ce qui nous permet de procéder très souvent à cette résiliation.

Concrètement, vous pouvez vérifier que le prix est exagéré de la manière suivante : 

• Les appels de cotisation doivent mentionner le dernier indice FFB paru lors du calcul du prix de la prime pour l'année à venir.

• Il vous suffit donc de regarder votre appel de cotisation de l'année passée et celui de l'année à venir et calculer les augmentations du montant de la prime et de l'indice FFB.

🔷 Option n°3 : Vous souhaitez résilier votre contrat d'assurance après sa 1ère année d'anniversaire

Cette option est à utiliser si le moyen n°2 ne fonctionne pas, car à l'heure actuelle, elle est contestée par les assureurs. Votre contrat d'assurance est soumis à la loi Chatel. Cette loi impose au professionnel de vous avertir de la possibilité de résilier le contrat au plus tôt 3 mois avant la date limite de résiliation, et vous transmettre l’avis d’échéance au plus tard 1 mois avant cette date limite. 

Concrètement, le courtier d'assurance doit avoir informé son client via l'envoi de l'appel de cotisation au plus tard 15 jours avant la fin du préavis. S'il ne le fait pas, on peut résilier le contrat en respectant des délais particuliers.

💌 Et si vous avez des questions, écrivez-nous en cliquant sur le bouton « Une question ? »
en bas à droite de votre compte Matera !