On répond ici à vos questions les plus fréquentes sur le sujet 👇🏻
 

Vous devez envoyer un « ordre du jour complémentaire » c'est-à-dire un document qui énonce les nouvelles questions qui seront discutées lors de l'AG. 

⚖️Aucun texte n'interdit au syndic de compléter l'ordre du jour initial par une nouvelle notification adressée aux copropriétaires, sous réserve toutefois que cette notification intervienne dans le délai légal, soit 21J (Civ. 3e, 10 sept. 2008, n° 07-16.448).

🚀  Vous trouverez en PJ un courrier ainsi qu'un ordre du jour complémentaire pour vous aider !

⚠️ Vous devez envoyer cet ordre du jour complémentaire de la même manière que la convocation initiale (LRAR, avis électronique ou email). 

Malheureusement, une fois la convocation d'AG envoyée, les copropriétaires ne peuvent plus faire de demande de mise à l'ordre du jour, lorsque l'AG est dans moins de 21 jours. 

⚖️ En effet, c'est ce qu'indique l’article 10 du décret 17 mars 1967 : les copropriétaires peuvent « à tout moment » demander l'inscription de questions à l'ordre du jour, mais c'est à la condition que la convocation n'ait pas encore été adressée aux copropriétaires. Les nouvelles résolutions demandées seront postées à l'AG suivante.

Comme indiqué plus haut, tant que la convocation d'AG n'est pas envoyée, vous pouvez changer la date à votre guise, sur Matera. En revanche, une fois la convocation d'AG envoyée, vous ne pouvez plus.

🌟La procédure :

• Annulez la convocation précédemment envoyée aux copropriétaires : vous trouverez ci-joint un courrier portant annulation de la convocation que vous pourrez envoyer par avis électronique directement depuis Matera depuis l’onglet Communication >> Emails et courriers. N’hésitez pas à l’envoyer également par email et à l’indiquer dans les Publications de la copro !
   

• Convoquez l’AG à une nouvelle date : rendez-vous dans l’onglet Assemblée Générale et cliquez sur « Rouvrir l'envoi des convocations » tout en bas de votre écran. Vous pourrez alors choisir une nouvelle date d'AG et "re-générer" la convocation.
   

  

   

  ⚠️  La nouvelle date d'AG doit toujours respecter le délai de 21 jours.
  

Si vos copropriétaires sont flexibles et que vous souhaitez éviter de renvoyer l’intégralité des convocations (économies), vous pouvez :

• Les informer par tout moyen : poster un message dans les Publications de la copro, leur écrire un email, voire un SMS pour les informer de la nouvelle date d’AG.
   

• Envoyer un courrier uniquement indiquant le report de l'AG, ce qui permet d’éviter de renvoyer les convocations à tous les copropriétaires (économies). Vous trouverez un modèle de courrier en pièce jointe.
   

• Modifier la date d'AG sur Matera : rendez-vous dans l’onglet Assemblée Générale et cliquez sur « Rouvrir l'envoi des convocations » tout en bas de votre écran (voir capture écran plus haut). Vous pourrez alors choisir une nouvelle date d'AG et "re-générer" la convocation : il vous suffira ensuite de sélectionner « Remise en main propre » afin de ne pas les renvoyer.

Si les convocations d'AG ont été envoyées, le syndic n'est pas obligé de renvoyer les convocations d'AG pour transformer l'AG physique en AG à distance si l'AG a lieu dans plus de 15 jours : mais il doit informer les copropriétaires par tous moyens (appel téléphonique, email, courrier etc). En revanche, si l’AG a lieu dans moins de 15 jours, le syndic doit en principe re-convoquer l'AG pour changer le mode de tenue de l’AG. 
Si vos copropriétaires sont flexibles, vous pouvez suivre les conseils indiqués ci-dessus concernant le changement de la date d’AG.
 

N’hésitez pas à lire notre article sur la tenue d’une AG par visioconférence sur Matera ! 

💌  Et si vous avez des questions, écrivez-nous en cliquant sur le bouton « Une question ? » en bas à droite de votre compte Matera !