La boite e-mail Matera

Je viens d’arriver chez Matera : 

La création de votre adresse e-mail Matera se fait lors du paramétrage de votre compte Matera : en effet, une tâche dédiée se trouve sur votre tableau de bord. Cette vidéo pourra vous aider à la réaliser.
 

Je suis déjà client(e) :

Une bannière a été ajoutée sur votre tableau de bord. C'est via cette dernière que vous pourrez paramétrer votre adresse e-mail de copropriété. Si vous avez fermé cette bannière, une tâche reste accessible dans votre liste des tâches pour la créer.

Une adresse e-mail dédiée 

Créer une adresse e-mail Matera va vous permettre d'avoir une adresse propre à votre copropriété de la forme "cs.geranium@mail.matera.eu".
Cette adresse sera accessible depuis votre espace Matera, dans la partie « Communication ».
Tous les e-mails concernant la gestion de votre copropriété (Appels de fonds, convocation et procès-verbal d'Assemblée Générale, etc) partiront également de cette adresse.

La boîte e-mail Matera fonctionne exactement de la même manière qu'une autre boîte e-mail, avec des fonctionnalités vous permettant de traiter vos e-mails de la manière la plus efficace :

• Envoi, réception et transfert d'e-mails, avec CC et CCI

• Archivage

• Suivi de réception et de lecture des e-mails envoyés

• Enregistrement automatique des brouillons

• ...

Des informations centralisées

Toutes les communications relatives à votre copropriété sont directement intégrées à votre espace Matera. De cette manière, vous pouvez retrouver en un seul endroit les messages privés, publications et e-mails liés à ce sujet dans la rubrique « Communication ».
 

Un historique sauvegardé

En cas de changement au sein du Conseil Syndical ou Bureau de l'AFUL/ASL, tout l'historique des échanges reste accessible aux nouveaux membres, facilitant ainsi la passation en garantissant une bonne transmission des informations.

Gestion collaborative

Les copropriétaires en accès « Admin » et « Élargis » ont accès à cette boîte e-mail. Ainsi, il est plus aisé de déléguer et de se répartir la gestion des e-mails en fonction du rôle de chacun, notamment lorsque l'un ou l'autre des copropriétaires est en vacances ou indisponible.

Enregistrement automatisé des pièces jointes

Toutes les pièces jointes reçues sur votre boîte e-mail Matera sont automatiquement enregistrées dans un dossier dédié dans la partie « Documents ».
L'intérêt ? rendre directement accessible sur votre espace Matera tous vos documents en limitant les différents téléchargements entre les e-mails, votre ordinateur et votre espace Matera.

💡 Seuls les copropriétaires ayant accès à la boîte e-mail pourront consulter ces documents.

Absolument pas ! La création d'une adresse e-mail Matera est entièrement gratuite et fait partie des prestations que nous mettons à disposition de nos clients afin de rendre la gestion de leur copropriété plus fluide.

Vos contacts ne seront prévenus que si vous en faites la démarche. En effet, vous avez la possibilité d'envoyer un e-mail prérempli pour informer vos contacts (copropriétaires, fournisseurs et locataires) de votre nouvelle adresse e-mail, une fois cette dernière créée. Mais avant de faire cela, vous pouvez tout à fait essayer les différentes fonctionnalités de la boîte e-mail Matera et ne les prévenir que dans un second temps.
 

Effectivement, cela peut se produire. Pour cela, nous allons prochainement mettre en place la possibilité de conserver l’accès à l'historique des échanges liés à votre copropriété pour vous permettre de consulter ces derniers.

La technologie utilisée pour mettre la boîte e-mail Matera n'a pas de limite de stockage.
Cela signifie que vous n'avez aucun souci à vous faire concernant la bonne sauvegarde de tous vos e-mails. Nous vous recommandons néanmoins de ne garder que les e-mails essentiels afin de conserver une bonne lisibilité dans votre boîte de réception et de limiter l'impact environnemental causé par le stockage des e-mails.

Lorsqu'on partage des documents, il arrive régulièrement que ceux-ci soient trop volumineux.
Sur la boîte e-mail Matera, si les pièces jointes à votre e-mail dépassent la limite de 10 Mo, nous les convertissons automatiquement dans un format moins lourd afin qu'elles puissent toutes être envoyées sans manipulation particulière de votre part.

💌  Et si vous avez des questions, écrivez-nous en cliquant sur le bouton « Une question ? » en bas à droite de votre compte Matera !